Como una forma de mejorar el proceso de gestión de convenios, la Dirección de Relaciones Institucionales implementó recientemente el Sistema de Monitoreo de Relacionamiento Institucional.
Se trata de un tablero interactivo de gestión y seguimiento de convenios nacionales e internacionales que permite acceder fácilmente a la red de acuerdos a través de un buscador, filtros, gráficos, mapas y acceso directo a cada resolución.
La herramienta facilita detectar duplicados, oportunidades de renovación y mapear redes existentes por alcance en temáticas reguladas y territoriales. Además, apoya la planificación y acreditación con datos y apunta a mejorar la coordinación entre unidades.
El sistema de monitoreo está disponible en el sitio: https://vinculacion.uv.cl/vinculos/convenios/listado-de-convenios/.
José Luis Meza, director de Relaciones Institucionales UV explicó que “se trata de una herramienta que permite básicamente tres cosas. La primera, y yo creo que la más interesante, es que unifica la base de datos de convenios de la Universidad, porque los convenios son gestionados por distintas unidades. Lo que estamos haciendo ahora es que disponemos en un mismo lugar los convenios de cooperación nacional e internacional para el intercambio y la cooperación, que los gestionamos nosotros y la Unidad de Campos Clínicos, que tiene un tipo de contrato específico para esas unidades en prácticas y campos clínicos. Después están los convenios que tienen que ver con patentes, transferencias tecnológicas, etcétera, que se tramitan en la Vicerrectoría de Investigación e Innovación. Y el siguiente paso son los convenios de prestación de servicios de la propia Vicerrectoría de Vinculación con el Medio. Y una cosa muy interesante es que esto se hace sin demandarle más trabajo al que está gestionando esa base de datos. Lo que hacemos es leer automáticamente tu base de datos”.
“Luego, hace otra cosa que es muy propia de la estadística y es que normaliza los datos. Resuelve errores de altas y bajas, resuelve distintos nombres para las municipalidades, etcétera. De manera que el conteo final te lleva a la segunda función de la herramienta, que es que permite una visualización de todos los convenios y, sobre todo, permite un análisis de indicadores respecto a esos convenios. ¿Cuál es la proyección de nuestra vinculación nacional? ¿La proyección de nuestra vinculación internacional? ¿Qué tipo de cosas hacemos con los socios comunitarios? ¿Qué socios tenemos? ¿Dónde están ubicados? ¿En qué lugar geográfico? Pero también, ¿son más públicos que privados? ¿Qué municipalidades? ¿Qué tipo de empresas? La información desagregada de esos convenios”, prosigue.
“Y lo tercero, es una plataforma de visualización que ofrece un servicio a la comunidad. Porque estos datos le permiten tomar decisiones a las escuelas y a las unidades que gestionan esos convenios. Tú, como escuela, puedes meterte ahí y ver cuál es la dimensión, el alcance de tu red de vinculación formal. Vas a andar mirando toda la lista uno por uno y viendo. Y otra cosa muy interesante es que agrega algunas cosas de administración, como, por ejemplo, una alerta cuando está próximo a vencer tu convenio. Te avisa ahí, dice ‘atento, en cuarenta días vence.’ Eso no existía. Y finalmente, la base de datos tiene acceso a todos los convenios de después del 2015 para verlos. Tú puedes apretar un botón y ver el convenio original. Y si no está ahí, puedes apretar un botón y solicitarlo”, detalla.
José Luis Meza comenta que “nosotros entendemos que hay una fricción entre la demanda sistemática de datos y de seguimiento estratégico de las actividades y la propia ejecución de las actividades. Eso produce fricción. Quienes están desarrollando actividades en vinculación con el medio tienen problemas para hacer seguimiento de los datos, para mantener bases de datos actualizadas, para tomar decisiones con ese tipo de información porque no es su foco principal, digamos. Por lo tanto, nosotros queríamos como unidad de servicio resolver esa necesidad en concreto. Y facilitar la administración de la vinculación para que el esfuerzo se concentre en la propia vinculación y no en el proceso administrativo”.
Sobre lo que se espera de este instrumento, explica que “lo que nosotros queremos es lo que siempre comentan los informáticos, es que nadie se dé cuenta que existe un procedimiento para gestionar, sino que simplemente la gente haga vinculación con el medio. Que el procedimiento no haga ruido, porque si no hace ruido, significa que está bien aceitado, que funciona, que lo resuelve... Y hoy día, de alguna manera estábamos haciendo ruido porque es un proceso complejo, largo, difícil. La idea es desaparecer, porque funcionamos tan silenciosamente que nadie se da cuenta que estamos ahí, para que los esfuerzos de las unidades académicas estén concentrados en la producción de actividades de vinculación con el medio”.